(P)oživljene konference

Kako čim bolj izkoristiti bogastvo virov, ki so prisotni na konferenci - v živem ali virtualnem okolju?

Večina ljudi se udeležuje strokovnih srečanj zato, da bi pridobili spoznanja in kontakte. Kljub množici cenjenih predavateljev na konferencah in kongresih tradicionalnega tipa so za mnoge udeležence najbolj dragoceni ravno odmori: takrat se dogodi največ živahnih pomenkov, izmenjav, idej … in novih povezav. Sodobno, živo, živahno zasnovana strokovna srečanja spreminjata paradigmo distance med »modrimi predavatelji« ter »pasivnimi slušatelji«; in sicer tako, da najdejo ugodno razmerje med navdihujočimi plenarnimi predavateljskimi vložki, živahnim osmišljanjem v manjših/večjih skupinah ter proaktivnega soustvarjanja konkretnih rešitev za nekatere skupne ali posamične izzive udeležencev.  Vse to na poživljajoč, inspirativen način, zaradi katerega se strokovni dogodki vtisnejo v dragocen spomin vseh prisotnih.

POMEMBNO: snovanje poživljajočega strokovnega dogodka je najuspešnejše takrat, ko so potencialni moderatorji/facilitatorji vključeni že od samega začetka:

• nujno preden kontaktirate potencialne govorce (da najdete ustrezno ravnotežje med plenarnimi predavateljskimi vložki in aktivnostjo udeležencev);
• če je dogodek v živo: po možnosti preden najamete prostor za dogodek (kajti prostor pomembno vpliva na procesne možnosti kot na počutje udeležencev – fleksibilnost za razporeditev stolov/omizij, možnosti za vizualiziranje rezultatov, počutje udeležencev  idr.)

Kaj imajo udeleženci (in naročnik) od tega, če so strokovni dogodki (konference, kongresi) zasnovani poživljeno, vključujoče in interaktivno?

• navdih in živost,
• možnost, da prispevajo svojo modrost, izkušnje, zgodbe, uvide in vprašanja,
• učenje drug od drugega,
• bogate priložnosti za mreženje (s sodelovanjem v več manjših skupinah -  s kolegi, ki jih do takrat najverjetneje še niso srečali),
• čas za integracijo in načrtovanje prenosa v prakso že med dogodkom,
• manj stroškov za organizatorja: takšni dogodki so običajno cenejši, ker je vključenih manj govorcev, ki jim ni treba plačati honorarjev in potnih stroškov (zlasti kadar gre za mednarodne povabljence).

Nekaj načinov, kako lahko konference postanejo učinkovite, povezujoče in nepozabne - v živem ali virtualnem okolju:

• kombinacija krajših plenarnih predstavitev, ki jim sledi vodeno (moderirano) osmišljanje slišanega s strani udeležencev (v manjših skupinah in plenarno) – s pomočjo močnih vprašanj in žetvijo uvidov in idej
• učenje iz navdihujočih zgodb in primerov – ki jih lahko prispevajo povabljeni gostje ali udeleženci
• odprti prostor: udeleženci ustvarijo in sami organizirajo pogovore v zvezi s strateško temo; v vzporedno potekajočih pogovorih v manjših skupinah
• kombinacija predavanj, osmišljanja v manjših/ večjih skupinah ter akcijsko naravnanih procesov (npr. soustvarjanje bodočih projektov in pobud)
• proaktivna kavarna: razvijanje pobud in projektov udeležencev s podporo skupnosti
• kombinacija osebnega in virtualnega vključevanja
• interakcija z okoljem: urbanim in naravnim
• ‘nekonferenca’: brez povabljenih govorcev – vsebino prispevajo udeleženci (moderatorji poskrbijo za minimalno strukturo, ki služi namenu ter spodbuja maksimalno ustvarjalnost proti želenim rezultatom)

…. Pokličite me, da se skupaj pogovorimo, kaj je še možno!

Procesni moderator / facilitator prispeva:

• skupno soustvarjanje zasnove dogodkov z naročnikom in potencialnimi govorci
• močna vprašanja, ki odprejo polje možnosti (ki jih razvijejo skupaj z naročnikom / sklicateljem dogodka)
• zasnovo procesa od nabora idej do njihovega osmišljanja (kako je to relevantno za moj kontekst? kako bom ključna spoznanja prenesel v moje delovno okolje?) ter skupnega učenja iz skupinskih uvidov
• ritem dneva / kongresa: dolžino in ravnotežje plenarnega dela in dela v manjših skupinah; prispevanja in integracije; individualnega učenja in mreženja...
• pripravo prostora v podporo maksimalnemu sodelovanju
• žetev rezultatov; v obliki, ki je lahko na voljo udeležencem po dogodku in/ali širši javnosti (npr. preko spleta in socialnih medijev)